Обязано ли предприятие предоставить копию трудовой книжки работнику

Справка Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров. Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию?

Работа с кадрами Куда может потребоваться копия Оформление и заверение копии трудовой книжки сотруднику может стать необходимостью для него при получении банковского или ипотечного кредита, при оформлении визы на выезд за пределы страны, при получении субсидий и иных видов льгот, предусмотренных законодательством. Дубликат этого документа представляет собой копию, на которой для придания ей правовой силы прописываются все необходимые и заверенные в установленном порядке реквизиты. Для его получения не требуется издавать специальный приказ от работодателя. Кто заверяет копию В основном, изготовление копии и ее заверение осуществляются в отделе кадров организации, где работает сотрудник.

Куда требуется копия трудовой книжки?

Справка Копия трудовой книжки — это документ, который может понадобиться работнику при обращении в банк, Пенсионный фонд и в других ситуациях. Выдать ее должен специалист отдела кадров. Казалось бы, что может быть проще, чем заверить и выдать сотруднику копию? Но даже в таком простом, на первый взгляд, деле важно не ошибиться, не нарушить права работника и не навлечь на компанию внеплановую проверку.

Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина. Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ , человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде.

Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя.

Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем. Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения за трудовой. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам. Очень важный момент: причины для обращения за копией могут быть разными — для получения кредита в банке, оформления загранпаспорта, предоставления данных о стаже в Пенсионный фонд, пр.

Но в заявлении трудящийся не обязан отвечать на вопрос, для чего она ему понадобилась. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за копией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть правильно подготовить запрашиваемые выписки.

Все они предоставляются бесплатно. Учтите, что отказаться предоставить копию работодатель не может, это противоречит ТК РФ. Материалы по теме С 1 июля меняется стандарт работы с первичкой и трудовыми книжками Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки Копия, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага.

Поэтому она должна соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку. Отсканировать распечатать надо все заполненные листы, начиная с титульного. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.

Текст после печати должен быть четким и легко читаемым. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью.

В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора. Согласно п. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Организационно-распорядительная документация. Отметку о заверении необходимо дополнить записью о месте, где хранится подлинник. Согласно ГОСТу для проставления отметки о заверении копии трудовой книжки работодатель может использовать специальный штамп.

Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими документы будут иметь такую же силу, даже если печать не стоит.

Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их. В противном случае получатель не сможет прочитать сведения, и работнику придется вернуться. Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Обращаем внимание, что все вышеперечисленные требования описаны в ГОСТе, который является добровольным. Поэтому у банков, ПФР и иных организаций могут быть собственные требования к заверениям документов. Их следует уточнить заранее.

Образец: как заверить трудовую книжку по действующему ГОСТу Частые ошибки Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания? Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях.

Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала. Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит. Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.

При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения. Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся. Где еще можно получить заверенную копию трудовой книжки До сих пор мы рассматривали ситуацию, когда человек работает, и его трудовая книжка находится у работодателя — в отделе кадров или бухгалтерии, если она занимается кадровой документацией.

Но если гражданин безработный, трудовая книжка у него на руках, и ему нужна заверенная копия, он должен обратиться к нотариусу. Дополнительно нужно прихватить паспорт. В нотариальной конторе можно заверить копию трудовой и работающему человеку. Для этого он просит у работодателя документ под расписку, а затем возвращает его. Нотариус копирует необходимые страницы обычно это только заполненные листы , проставляет на них печать, дату и подписывает. Но учтите, что нотариус может делать копии только с оригинала трудовой книжки.

Если работник заранее сделает копии и принесет их, бумаги не примут. Потому что юрист перед копированием проверяет все записи и только потом может заверить трудовую книжку.

Кстати, если нотариус найдет ошибки или неточности в записях, он предложит человеку сначала их исправить у работодателя, а потом уже сделает заверенную копию. Услуги нотариуса всегда платные.

Стоимость лучше уточнить в конкретной нотариальной конторе. Сколько действует копия На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования.

При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3—14 дней. Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать. Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Мы узнаем о неточности и исправим её. Вам может быть интересно:.

Заявление о выдаче копии трудовой книжки. Обязанность работодателя; Течение срока; Как заверить копию трудовой книжки удовлетворить просьбу работника и выдать ему заверенную копию трудовой истории и Прошу предоставить мне заверенную копию моей трудовой книжки и. Работник не обязан пояснять причину и цель получения копии ТК. #6 . которому предприятия, учреждения и организации обязаны.

Куда требуется копия трудовой книжки? Эта копия — подтверждение занятости гражданина официальное трудоустройство на протяжении определенного времени или текущий момент. Такие копии запрашивают банки, кредитные системы, пенсионные структуры и многие другие организации. Порядок выдачи копии Законодательство РФ в области трудовых взаимодействий требует, чтобы трудовую работодатель хранил у себя, а сотруднику копию трудовой книжки предоставлял при необходимости. Получить трудовую книжку на руки работник может лишь в двух случаях: При разрыве отношений с предприятием. По запросу ПФР для обязательного социального обеспечения. Иных причин выдать на руки трудовую книжку система законов РФ не предусматривает. И если работодатель отдаст книжку работнику на руки, он нарушит закон, за что может быть наказан надзорной структурой в сфере организации труда. Поэтому при необходимости выдают копию трудовой книжки для банка или любой другой организации, а оригинал оставляют на предприятии. Если возникает потребность, оформить копию трудовой книжки как для банка, так и для других нужд работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника. Вот условия предоставления копии: оформление производят без взимания с работника платы; копия должна быть изготовлена и выдана работнику не позже, чем через 3 рабочих дня; если там, где нужна копия трудовой книжки, требуют заверение, на копии должна быть роспись кадровика или другого должностного лица, а также печать организации. Копию можно предоставлять как в электронном виде сканы листов , так и в виде бумажных ксерокопий. Причём копируют каждый лист книжки и имеющихся вкладышей, в том числе пустые листы. Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки. Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю. Также см. Где потребуется копия Ответить на вопрос, зачем нужна копия трудовой книжки, однозначно невозможно.

В соответствии нормативно правовыми актами, которые регулируют порядок ведения и хранения трудовых книг, выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать, не запрещена. Однако указанные документы также не предусматривают и обязанности работодателя по выдаче трудовой до наступления момента увольнения.

Ситуация: Работник запросил у работодателя копию трудовой книжки для предоставления по месту требования. Вопрос: Как правильно заверить такую копию?

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

Технические требования к оформлению записей изложены в Инструкции по заполнению трудовых книжек. В соответствии с пунктом 1. Уточним, что это требование не является формальным, как, возможно, и представляется некоторым из читателей. Выбор технического средства записи, а также способа фиксации информации в составе записи обусловлен необходимостью ее предохранения от порчи, например вследствие выцветания пасты чернил , их растекания по поверхности бумаги либо вследствие избыточного воздействия влаги или и температуры. Напомним в этой связи, что трудовая книжка используется не только в период трудовых отношений, но и после их окончания, поскольку содержит в концентрированном виде важнейшие сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Порядок предоставления копии трудовой книжки сотруднику компании

Нумеруется каждый лист, где есть копия. На одном из листов обязательно надо сделать запись, что человек работает по сегодняшний день. Обычно эту надпись делают там, где сделана копия последней записи в книжке. Если все копии прошиты в один документ, то такую надпись делают на том же листе, где и осуществляется заверение. Иные лица не могут указывать свою должность и ставить подписи. В противном случае документ будет считаться недействительным. На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Поэтому чтобы избежать данной меры ответственности, документы должны храниться в сейфе в архивном порядке. При создании копий надо начинать с первого листа книжки, где содержатся основные сведения о ее владельце.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки Составление заявления на выдачу копии трудовой книжки происходит в тех случаях, когда работник предприятия или организации нуждается в подтверждении своего стажа, опыта или места работы. Зачем писать заявление Трудовая книжка является документом строго учета, поэтому в отношении нее выработаны определенные нормы и правила, в том числе по ведению и хранению.

Re: Выдача копии трудовой книжки. Нужно ли указывать цель предоставления? Я получила инвалидность 2 группы - то есть с правом работы. Заверенную копию трудовой книжки - я предоставила.

Как прошить копию трудовой книжки

Согласно статье 62 Трудового кодекса РФ, выдача копии трудовой книги должна осуществляться работодателем по первому требованию работника. В нем указывается, для чего нужна работнику копия документа и куда она должна быть представлена, ставится дата, расписывается заявитель. В законодательстве четко не оговаривается форма письменного запроса о выдаче дубликата трудовой книжки. На многих предприятиях кадровые службы разрабатывают бланк и порядок подачи запроса самостоятельно. Если единой формы такого обращения в организации нет, то оно составляется произвольно. Это делается с целью соблюдения законодательного требования об указанном сроке выдачи документа. Затем руководителем подписывается приказ о выдаче копии, основываясь на причинах запроса. Заверенная копия приказа вручается заявителю после его регистрации. Ответственность за своевременное и качественное исполнение этого приказа обычно возлагается на работника отдела кадров или бухгалтерии. После получения заявления от сотрудника работодатель должен удовлетворить его просьбу в течение трех дней. Это регламентируется нормативно. Трудовая книжка может копироваться полностью или частично лишь затребованные листы.

Выдаем копии трудовой в срок

.

Как получить копию трудовой книжки у работодателя

.

.

.

.

Похожие публикации